« Où est la procédure? » « Qui doit approuver cette facture? » « Est-ce encore la bonne version? » Ces questions arrivent dans Teams, par courriel ou au détour d’une réunion. Les réponses sont souvent déjà dans SharePoint. Le problème, c’est de les retrouver au bon moment.
Un agent Copilot Studio connecté à SharePoint peut aider les employés à trouver une réponse dans leurs documents internes. Mais avant de lui confier toutes vos procédures, mieux vaut commencer par un besoin précis. Voici comment préparer un premier agent utile, sans transformer le projet en chantier interminable.
Un bon premier cas : retrouver une règle, pas prendre une décision
Prenons un exemple : une personne aux comptes fournisseurs cherche la marche à suivre pour une facture reçue sans numéro de commande. L’agent devrait retrouver la procédure applicable, expliquer les étapes et permettre de vérifier le document. Il ne devrait pas inventer une exception ni annoncer que la facture est approuvée.
Cette distinction donne une limite claire au projet. Dans ce guide, on construit un assistant de recherche documentaire, pas un système d’approbation. L’exemple est illustratif : il ne décrit pas un déploiement client.
Pour choisir votre premier sujet, demandez aux collègues quelles questions reviennent chaque semaine. Retenez celles dont la réponse existe dans une source officielle et peut être vérifiée sans interprétation complexe. Une procédure de demande d’équipement ou une liste de pièces à joindre à une demande d’achat est un meilleur départ qu’un assistant censé tout connaître sur l’entreprise.
Avant Copilot Studio, faites le ménage dans les documents
Une bibliothèque qui contient « Procédure finale », « Procédure finale V2 » et « Nouvelle procédure à valider » pose déjà problème aux employés. L’ajout d’un agent ne règle pas ce problème documentaire.
Commencez par un petit ensemble de procédures approuvées. Pour chacune, notez le responsable, la version en vigueur et la date de révision. Retirez les anciennes versions du périmètre du pilote. Si une règle dépend d’un montant, d’un département ou d’un type de dépense, rendez cette condition explicite dans le texte.
- Un titre reconnaissable : « Facture sans bon de commande — procédure » plutôt que « Document 14 ».
- Une règle complète : préciser qui intervient, dans quel cas et avec quelles pièces.
- Un responsable joignable : quelqu’un doit pouvoir trancher si la documentation est ambiguë.
Notre conseil : préparez d’abord dix questions réelles et cherchez vous-même les réponses. Si cette recherche est pénible, vous avez déjà une première liste de corrections à faire dans SharePoint.
Connecter SharePoint à Copilot Studio : les étapes essentielles
Dans Copilot Studio, ouvrez votre agent, puis Connaissances (Knowledge) → Ajouter des connaissances (Add knowledge) → SharePoint. Saisissez l’URL du site ou dossier retenu, donnez un nom et une description précise à la source, puis ajoutez-la à l’agent. Les intitulés peuvent varier selon la langue de l’interface.
Pour cette intégration SharePoint, la recherche porte sur le périmètre configuré et ses sous-dossiers. Les réponses s’appuient sur les contenus accessibles à l’utilisateur authentifié. Vérifiez le mode d’authentification et le canal prévu avant les essais. Microsoft détaille ici la configuration et les limites de cette source de connaissances.
Évitez de connecter tout l’intranet pour un premier essai. Une description comme « Procédures approuvées du service des achats : demandes, pièces justificatives et traitement des exceptions » est plus utile qu’un nom vague comme « Documents entreprise ». Elle vous oblige aussi à préciser ce que le pilote doit couvrir.
Donner des consignes que l’on peut réellement tester
« Sois fiable et professionnel » ne suffit pas. Précisez ce que vous attendez quand une information manque. Voici un point de départ à adapter à votre organisation :
Tu aides les employés à retrouver les procédures d’achat approuvées. Réponds en français clair. Indique la source lorsque tu l’utilises. Si une règle manque ou si les documents se contredisent, explique ce que tu ne peux pas confirmer et oriente la personne vers le responsable désigné. N’invente pas de seuil d’approbation. Ne présente jamais une explication comme une autorisation d’achat. Ne demande pas de renseignements personnels inutiles.
Ces instructions décrivent un comportement attendu, pas une garantie. Pour un assistant limité aux procédures internes, examinez aussi les réglages de recherche web et de connaissances générales : une consigne écrite ne remplace pas la configuration des sources.
Le test important : ce qu’il répond quand il ne sait pas
Une démonstration avec trois questions faciles peut donner une fausse impression de fiabilité. Préparez aussi des questions auxquelles l’agent ne devrait pas répondre. Demandez une exception absente des procédures ou un document réservé à un autre groupe.
Pour chaque essai, consignez la question, le compte utilisé, la réponse attendue, la source et le résultat. Faites relire les réponses par la personne responsable de la procédure. Une formulation élégante ne compense pas un seuil erroné ou une étape oubliée.
Dans le panneau de test, vérifiez d’abord que la source est prête à être utilisée. Microsoft documente les statuts des connaissances et les essais de réponses. Reprenez ensuite les scénarios dans le canal réellement destiné aux employés, avec des comptes aux accès différents.
Notre recommandation pour ce pilote : toute divulgation non autorisée bloque la diffusion. Les erreurs sur une règle d’approbation doivent être corrigées et retestées. Fixez aussi vos critères de qualité avant de regarder les résultats, pour ne pas déplacer la cible après coup.
Et si l’agent doit créer une demande?
Lire une procédure et modifier une liste SharePoint sont deux fonctions différentes. Pour créer une demande ou déclencher un processus, il faut ajouter et configurer un outil, par exemple une opération de connecteur ou un flux. La documentation Microsoft explique cette distinction.
Vérifiez alors quelle identité exécute l’opération. L’authentification d’un outil peut utiliser une connexion de l’utilisateur ou celle de l’auteur, selon sa configuration. Ne supposez pas que les contrôles de la recherche documentaire couvrent aussi les actions. Voir les modes d’authentification des outils.
Pour une demande d’achat, nous recommandons de présenter un récapitulatif avant la création, puis de confirmer ce qui a réellement été enregistré. L’approbation doit rester dans le processus prévu. Si ce besoin est central, consultez également notre expertise en automatisation avec Power Automate.
Mesurer si l’agent rend vraiment service
Le nombre de conversations ne dit pas si les employés gagnent du temps. Pendant le pilote, comparez plutôt le temps nécessaire pour retrouver une procédure, la proportion de réponses correctes et le nombre de questions qui exigent encore une intervention humaine. Ajoutez le coût d’utilisation et le temps consacré à l’entretien du contenu.
Partez d’une petite équipe volontaire. Chaque question non résolue doit déboucher sur une décision : corriger un document, ajuster le périmètre, améliorer les instructions ou accepter que cette demande relève d’un humain. Ce suivi compte davantage que le nombre de fonctionnalités ajoutées.
Questions fréquentes
Faut-il connecter tout SharePoint?
Non. Pour commencer, choisissez un ensemble de documents cohérent. Un périmètre restreint est plus simple à vérifier, à maintenir et à expliquer aux utilisateurs.
Peut-on simplement déposer des PDF dans l’agent?
Ne considérez pas un fichier téléversé et une source SharePoint comme deux options interchangeables. Avant de choisir, vérifiez comment les accès, les mises à jour et la suppression des documents seront gérés. Le bon choix dépend de la façon dont votre équipe maintient son contenu.
Que faire si les réponses restent mauvaises?
Reprenez une question à la fois. La réponse figure-t-elle clairement dans le bon document? Le compte de test y a-t-il accès? La source est-elle disponible? Les instructions demandent-elles quelque chose que les documents ne permettent pas? Ce diagnostic est plus utile que de réécrire tout le message de consignes au hasard.
Préparer votre premier agent Copilot Studio
Vous avez un ensemble de procédures dans SharePoint, mais vous ne savez pas lequel choisir pour démarrer? PowerBIQC accompagne les organisations à Québec, à Montréal et à distance dans la définition et la mise en place de leurs agents.
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Pour aller plus loin : sécurité et gouvernance des agents IA Microsoft.
À propos de PowerBIQC
PowerBIQC accompagne les organisations de Québec, de Montréal et d’ailleurs au Québec en intelligence d’affaires, en automatisation et en création d’agents IA avec les outils Microsoft. Notre approche associe formation et accompagnement technique : clarifier le besoin, préparer les données, encadrer les accès et vérifier les résultats. Découvrez notre équipe et notre approche.
Documentation Microsoft consultée le 8 novembre 2026. Les parcours techniques décrits concernent l’intégration SharePoint documentée pour le mode standard de Copilot Studio; certaines options dépendent de votre environnement et évoluent avec le produit.
