Automatiser l’approbation des factures avec Power Automate
Un processus d’approbation plus fluide, traçable et gouverné pour réduire les suivis manuels et accélérer le paiement des fournisseurs.
Ville de Québec • Microsoft Power Automate • Étude de cas
Simplifier un processus administratif critique
Le traitement des factures exige plusieurs validations, des relances et une visibilité constante sur le statut. Avec des courriels et suivis manuels, les délais et risques d’oubli augmentent.
Le projet visait à structurer le processus dans Microsoft 365 afin de guider les approbateurs, conserver les décisions et faciliter le suivi par les équipes responsables du paiement.
- Acheminer les demandes aux bons approbateurs
- Conserver les décisions et commentaires
- Déclencher des rappels selon les délais
- Donner une vue claire du statut de chaque facture
Un flux d’approbation documenté et maintenable
La solution combine Power Automate et SharePoint pour orchestrer les étapes sans perdre la visibilité nécessaire au contrôle administratif.
Le contexte
Les validations et relances demandaient des interventions manuelles. Les équipes devaient savoir où se trouvait chaque facture, qui devait intervenir et pourquoi une décision avait été prise.
Notre contribution
Le processus a été clarifié avec les parties prenantes, puis traduit en statuts, règles, notifications, rappels et conditions d’approbation dans Power Automate.
Le résultat
Le flux achemine les demandes, enregistre les décisions, met à jour les statuts et soutient les suivis jusqu’à l’étape de paiement.
De la règle d’affaires au flux en production
Chaque étape a été conçue pour être comprise, testée et soutenue dans Microsoft 365.
Cartographier
Documenter les acteurs, statuts, règles et exceptions.
Configurer
Créer la structure SharePoint et les flux nécessaires.
Tester
Valider approbation, rejet, rappel et gestion des erreurs.
Déployer
Mettre en production, documenter et accompagner les utilisateurs.
Des gains opérationnels et un meilleur contrôle
L’objectif était d’améliorer simultanément rapidité, visibilité et capacité d’audit.
Moins de relances et de mises à jour manuelles.
Décisions, commentaires, dates et statuts conservés.
Réduction des délais entre réception, approbation et traitement.
Une piste claire du parcours et des décisions.
Automatisation des factures avec Power Automate
Power Automate peut-il gérer plusieurs niveaux d’approbation?
Oui. Les règles peuvent tenir compte du montant, de l’unité ou du type de dépense.
Peut-on conserver une piste d’audit?
Oui. Les statuts, décisions, commentaires et dates peuvent être enregistrés.
La solution peut-elle envoyer des rappels?
Oui. Des rappels et escalades peuvent être déclenchés selon les délais définis.
Un processus d’approbation vous ralentit?
Nous pouvons cartographier le processus et concevoir une automatisation adaptée à votre environnement.